レターを介してベンダーの契約を終了する方法

企業はさまざまな理由でベンダーに依存しています。製品の製造に必要な資材や備品の提供から、ビジネス機能やイベントのサービスの提供まで、ベンダーは重要です。残念ながら、すべてのビジネスとベンダーの関係が続くわけではありません。手紙でベンダーを終了することにより、プロ意識を維持します。口頭での衝突を避けることに加えて、あなたとベンダーは現在、記録保持の目的で文書を持っています。

1

ベンダー契約を確認して、預金を失ったり、他の罰金のリスクを冒すことなくベンダーを終了できることを確認します。ベンダーを混乱させないように、終了レター全体を通して丁寧な口調を維持してください。ベンダーの弁護士が手紙を確認して、ベンダー契約の一部に違反したかどうかを判断する場合があることに注意してください。

2

会社のレターヘッドに終了通知を作成します。最初の段落には、ベンダーの名前、ビジネスとの関係、通信の理由、および終了日を含めます。例:「親愛なるスミスさん、今日はあなたとあなたの会社であるXYZ Catering、Inc。に、あなたのサービスが不要になったことをお知らせします。過去3か月間、あなたの会社は当社にケータリングサービスを提供してきました。 ABC Productions。残念ながら、これらのサービスは2011年7月10日をもって不要になりました。」

3

契約を終了する理由を2番目の段落に記載してください。例:「終了の理由は、クライアントのために毎週の昼食会を引き続き開催する予定がないためです。XYZCatering、inc。は常に高品質の料理とサービスを提供しており、今後も喜んでケータリングサービスをお勧めします。」

4

ベンダー契約の特定のセクションを引用して、3番目の段落で契約を終了する理由をバックアップします。例:「ベンダー契約の条件、具体的にはパラグラフ4、セクション1に基づき、ABC Productionsは、サービスの最初の月以降いつでも、以前のサービスにペナルティがない限り、XYZ Catering、Inc。のサービスを終了する権利を留保します。補償された。」ABC Productionsは、XYZ Catering、Inc。ですべての未払いの請求書を支払いました。」

5

「Best」や「Thank-you」などの簡単なフレーズで手紙を閉じます。送信する前に手紙を校正してください。

6

ベンダーが手紙を受け取ったことを確認するために、宅配便または書留郵便でベンダーの会社の住所に手紙を送ります。あなたの記録のために手紙のコピーを作りなさい。