ケースバックログを減らす方法

ケース管理は、ケースのタイプに関係なく、生産性を詰まらせるバックログの機会を提供します。現在のケースが処理のさまざまな段階で開いたままである間に、新しいケースが入力されるパイプラインがあります。ボトルネックは、効果のない手順、不十分なタスク調整、コミュニケーションの欠如、および新しいケースの増加や処理の遅延を引き起こす危機的状況が原因で発生します。バックログの削減は、危機管理の1回限りの取り組み、またはケース管理フローの継続的な改善の計画である可能性があります。

評価と文書化

削減の計画を開始する前に、バックログの範囲を知る必要があります。未解決のすべてのケースと、ケースをプロセス内で移動するために完了する必要のある重要なタスクを一覧表示します。開始日からすべての完了したタスクまでの未解決のケースを追跡し、可能な場合は関連する日付をリストします。ケースバックログの完全なリストと評価が得られたら、バックログをレポートに文書化し、情報の要約を含めます。未解決のケースの総数や、プロセスの各マイルストーンでのケース数など、ケース数を一覧表示します。たとえば、350のオープンアドミッションアプリケーションファイルがあり、その一部には成績証明書と参照が必要であり、その他はレビュー待ちの保留ファイルにあります。

パージとグループ化

未解決のケースのリストを確認し、わずかな労力で解決できるケースを特定します。長期間活動が見られなかったケースや、申請者が締め切りに間に合わなかったケースを見てください。あなたのレビューは、事実上クローズされているが、適切に指定され、提出されていないケースを明らかにするかもしれません。レビューでは、申請者が若すぎて検討できないなど、適格性の問題があるケースを特定することもできます。ステータスまたは次に予想されるタスクに従って、残りの未解決のケースをグループ化します。カテゴリには、管理署名を待つケースファイル、身元調査のために保留中のケース、またはドキュメントの欠落が含まれる場合があります。未解決のケースをグループ化すると、各カテゴリに個別に対処したり、作業を他の人に委任して迅速に解決したりすることが容易になります。

トラブルシューティング

オープンからクローズまでの推奨タイムラインを含む、ケース管理の手順とプロセスを確認します。バックログまたはボトルネックの原因を特定します。おそらく、10人のケースマネージャーが数十のケースを3つのクローザーに供給しているでしょう。監視や説明責任なしに異なるユニットを移動するケースファイルは、バックログを引き起こす可能性があります。犯罪の増加とスタッフの不足は、訴訟で滞納を引き起こす可能性があります。住宅ローンの借り換えアプリケーションのバックログは標準であり、削減努力に抵抗しているように見えるかもしれません。バックログがどのように発生するかを理解すると、削減計画を立てるのに役立ちます。

計画と実装

現在のポリシーと手順の評価、トラブルシューティング、およびレビューに基づいて、ケースバックログ削減の計画を作成します。他のスタッフやユニットと協力して、詳細を打ち出します。推奨されるケース管理のタイムラインを含め、ケースの処理と終了の目標を設定し、必要な消耗品と材料の可用性を調整します。ケース管理タスクを実行するスタッフ間の定期的な会議とコミュニケーションを提供します。プロセスの各段階でスタッフがサインオフするためのフォームやケースの終了の通知など、ケース管理の監視のためのプロセスを作成します。バックログを迅速に特定して対処できるように、定期的なケース管理レポートを要求します。事前に関係者に通知し、計画のコピーを書面で提供することにより、バックログ削減計画を実施します。