人事フォルダにはどのようなドキュメントが含まれていますか?

従業員の人事フォルダに入るフォームやアイテムは多数あります。これらのフォームの一部は、法的な目的で維持されています。その他は、会社の方針とプロトコルのために提出されます。人事マネージャーはまた、キャリアを通じて従業員の個人的な記録を保持します。中小企業は、従業員のドキュメントの全部または一部をスキャンして電子ファイルを作成することを選択できます。そうすれば、ファイルは火事、水、または盗難による損傷を受けにくくなります。

法的文書

中小企業の所有者は、従業員のために特定の法的文書を維持する必要があります。一例として、従業員が合法的に米国で働くことができることを確認するI-9フォームがあります。会社はまた、従業員の法的地位のさらなる文書として、従業員の運転免許証と社会保障カードの写真を保管する場合があります。さらに、従業員は通常、仕事を始める日にW-4フォームに記入するよう求められます。これは、人事フォルダに含まれています。これらのフォームには、従業員が請求する個人税控除の数が表示されます。

仕事関連の文書

人事部門も、従業員の履歴書とアプリケーションをフォルダに保存します。これらのアイテムは通常、従業員が仕事に応募するときに提出されます。会社は、個人の経歴を確認する必要がある場合に備えて、これらの記録を保持しています。人事フォルダに保存されているもう1つの仕事関連のドキュメントは、従業員の仕事の説明です。これは、従業員の職務の概要であり、通常、従業員の管理、同僚との協力、コミュニケーション、技術的ノウハウなど、さまざまな機能に分けられます。

パフォーマンス関連のドキュメント

業績評価は、人事フォルダに保存されているその他の重要なドキュメントです。従業員の業績評価またはレビューの記録を維持することは、訴訟から企業を保護するのに役立つ可能性があります。たとえば、中小企業は元従業員からの不法な解雇訴訟に直面する可能性があります。事業主は、従業員の業績評価のコピーを保持していれば、解雇が業績によるものであることをよりよく証明できます。同様に、懲戒処分または記録はフォルダに保存される場合があります。

その他のドキュメント

雇用主はまた、記録または従業員の出席、賞、および病歴を人事フォルダに保存します。出席記録により、マネージャーは、従業員が病気の日または休暇の日を超えたかどうかを判断できます。多くの場合、企業は従業員に定期的な報奨を提供しますが、これもファイルに保管される場合があります。これらの賞には、「今月の従業員」の販売促進や特別表彰が含まれます。医療記録は通常、アメリカ障害者法に関連する特定のADA法への準拠を確実にするために保持されます。人事部門は、機密保持の目的で、医療記録用に別のフォルダーを作成する場合があります。